ラーニングモアのブログ

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第12回 新入社員にこそPDCA

新入社員にこそPDCAが必要

PDCAは新入社員にこそ向いている。特に夢を抱いている新入社員にとって、「1日PDCA」の知識と自薦は必要不可欠であるとの思いを強くした。
従来、新入社員は業務を知らないのでPDCAを教えるのは無理だと敬遠していたが、これは間違いであったと気付いた。今回、ある企業からPDCAをテーマに新入社員研修の要望があり、実施したところ、180名近くの新入社員が素直に受け入れ「1日PDCA」についての理解も共感も得られ、十分な手応えを感じた次第である。

新入社員に1日PDCA研修を実施する効果として3つある。
1.行動が具体的になり、成果が出やすい
1日6つの行動計画が立てられない。例えば、「研修を受講する」「新聞を読む」で終わりである
これでは6つは書けない。「研修でPDCAを学ぶ」「報連相のテクニックを身につける」「新聞の株式欄から推奨銘柄を3つ見つける」などと具体的に分解しないと6つは無理である。自分の業務を具体化すると行動計画が研ぎ澄まされ成果が出やすい。

2.夢を諦めないで済む
人生の目的を尋ねたところ、実に多彩な答が返ってきた。
「日本から格差を無くしたい」
「一人でも多くの人を幸福にしたい」
「海外に居酒屋文化を発信したい」
しかし、彼らも現実の厳しさを漠然とながら気付いているようだ。
「日本から格差をなくいしたい」と思って金融業に入社した新入社員に上司は当然、金融商品を販売するように要求する。それは誰にとっても困難な仕事で、目の前にある金融商品を売ることに全力で取り組まねばならず、とても経済格差の問題など入り込む余地はないはずである。
これに矛盾を感じて悩んだリ、ときに退社したりすることがあるかも知れない。最初の就職で躓く新入社員にとっても、貴重な戦力を失う企業にとっても大きな損失であり不幸である。
このギャップを埋めるのが「1日PDCA」である。
登山と同じで富士山を目指して歩いても、。実際には一歩一歩、目の前の岩山を昇るので富士山を登っている様には思えないかも知れない。しかし、着実に進んでいるのである。
1日にやるべきことを6つ書いて、優先順位をつける。こうして1日をコントロールする技術を身に着けないと一生の目的など達成できない。

3.自分の人生の目的に気付く
多くの学生は、会社の業務が分からないのに、採用の時、「当社でやりたいことは」などと聞かれる。適当なことを答えて内定を貰おうとするが、当然それは自分の体の内部から出たモノではない。新入社員になると忘れるか、覚えていても口にすると違和感があるはずであり、それを自分の中に取り入れようとすると拒絶反応が生じる。
そうした新入社員でも1日PDCAを実践し、1日を充実させていけば、1週間を充実させたくなるはずである。さらに1月、1年間と充実させていけば、自分の会社での役割が見えてくる。そこを目的地にするか自問すれば良い、必要なら、修正すればよい。
そこで気付いた目的は、学生時代に立てた目的よりもより馴染みやすく、拒絶反応は少ない。そして、企業の目的とも整合性がとれているはずである。
そしてそれはモチベーションに繋がるはずである。

今後は心を新たに新入社員にも1日PDCAを広めたいと思っている

 

第11回 魔法の杖 PDCAを導入するタイミング

第11回 魔法の杖 PDCAを導入するタイミング
「学級崩壊立て直し請負人」と言われた教師がいる。

授業中に鬼ごっこ、私語、ケンカや騒ぐのは日常茶飯事、
どの教師も手を焼いて、「出ていけ」と怒鳴り、さじを投げる問題生徒を
集めた高学年のクラスを、毎年、立ち直らせるのだから、信じがたい。

それで、「菊池省三、最後の教室」吉崎エイジーニョ著 新潮社)を読んでみた

この先生のメソッドで特筆なのが「褒め言葉シャワー」
日直の児童を生徒全員で褒めるのである。
テレビで観ると褒められた児童は嬉しそうににこにこ笑っていた。

これならクラスの雰囲気も良くなるだろうと思っていたが、本を読むと
この「褒め言葉シャワー」は4月には登場しない
5月中盤になってから、投稿する

菊池先生、まず、新学期の最初にやるのは昨年までのことをご破算にし、
「この1年はクラス全員が成長すること」を目標にすることだった。
多数の生徒は表面では同意するが、高学年である。
「全員で成長するのは無理」と腹の中では疑っている。

そして、ホームルームでの挨拶など一人一人がきちっと出来るまで指導する

「お早うございます」の2番目の「は」をしっかり言おう
もじもじしない だらだらしない

こうしたことが出来ることを確認し、5月中旬になって、
「褒め言葉シャワー」が登場する。

しかし、これが難しい。

お世辞ではなく、事実や行動を褒めなければうれしくないし、
ウソやお世辞なら逆効果である。

我々も人の欠点やずるさは目につくが、
暖かい目がないと細かな良いことはなかなか気づかない。

記憶しておくことも大事である。
記憶することで1カ月前、前の学期と比較し、改善や成長した点を指摘することができる。

こうして、初めて成長サイクルが成立する。
見られている ⇒ 意識して行動する ⇒ 褒められる ⇒ やる気が出る

菊池先生は昨年3月、退職されたそうだが、やさしいだけの先生ではなく、厳しく指導もする。

テレビで紹介されたときは、「褒め言葉シャワー」がクラスを立ち直らせた
魔法の杖の様に取り上げられていた。
しかし、菊池先生は5月に「褒め言葉シャワー」を導入すると決めていたわけではないようだ。
生徒たちを観察し、機が熟したところで導入したのである

経営にも報連相、PDCA、5Sなど様々な手法があり、
短期間に効果をを出す魔法の杖のごとく期待されていることがある。
しかし、魔法の杖を使って奇跡を起こすには、
リーダーの日ごろからのメンバーの観察、そして信頼関係の構築が必要不可欠なのである。
PDCAなら、まず、1日からはじめ、それができたら1週間、1月とステップアップし、最後に
年度目標、人生目標にたどりつく
このステップ、急がずに時間をかけることが寛容できるかがポイントである
一つの手法を集団で定着させるには、社員の訓練と指導、
そして、幹部や上司の根気が必要なことぐらい、誰でも知っているが、実践することIMG_2031
は難しい

第10回 PDCAメソッドで実現する年間目標の考え方

1年目標 PDCA

2016年、最初のブログです

今年もよろしくいお願いします

新年は気分一新、目標設定には最適ですが、目標を立てる人は意外と少ないですね
「立てましたよ」という女性がいたので、訊いてみると
「初詣で、お祈りしました」と答えてくれました。
初詣で神様にお祈りするのは、目標と違います。

目標とは、下記の条件を満たないとだめですね
1 いつまでにと期限付きであること
2 一定のレベルが(数値化されていることが望ましい)が明らかな事

「今年も家族が幸福に暮らせますように」
「仕事がうまく行きますように」
は目標になりません

例えば、下記のような形にすれば、目標になります
「今年、家族の健康診断で全員に「要注意」の項目を無くすこと」
「現在進めている大型商談を4月までにまとめること」

さらに、初詣の御祈りと目標でも違うのは2つあります

それは、
3 目標を常に忘れないでチェックすることです
昨年の初詣でお祈りしたことを覚えている人は少ないと思いますが、
メモぐらいは残して欲しいです

4 目標の数をたくさん作り、リスト化する

甲子園を目指す球児は多分、遊びなどすべてを犠牲にして
一日として「甲子園に行く」目標を忘れたことがないはずです。、

しかし、ビジネスパーソンは高校生と違っていろいろな業務に追われ、
家庭でも、趣味でもやらなければいけないことがたくさんあります。
それをどう達成するか、これをすべて目標としてリスト化し、整理して
重要な業務や行動に集中するのが、
「PDCAメソッドで実現する年間目標の考え方」です。

具体的には、次の7つのルールを守って100個の目標を書き出し、
リストを作成します

1 結果ではなく、プロセスを書く
2 具体的に行動レベルで書く
3 昨年と違った行動を優先的に書く
4 出来る、出来ないに関係なく書く
5 出来なくても、途中で諦めても良い気持ちで書く
6 効果が不明な行動でも気になれば書く
7 プライベートも充実させる

補足で説明すると、例えば、ビジネスで設定する目標の3大テーマは
売り上げ拡大
経費節減
顧客満足向上
ですが、これをそのまま目標にしたのでは、
たぶん達成できないでしょう

売り上げ増大というテーマを例にすると、
その手段はざっと下記のようなことが考えられます

・新規得意先の開拓
・既存取引先の取引の増大
・単価上昇
・取扱商品増大
・新しいチャネルの開拓
・その他

その中で、新規開拓を取り上げて考えると

・未取引のA商事と口座を作る
・未取引のB物産と取引をする
・展示会に出展し。新規顧客の名刺を集める
・取引が休眠しているかっての得意先を訪問する
・業界を絞ってダイレクト0メールを破祖多うする
・インターネットにリフティング広告を出す
・FBに広告を出す
・雑誌広告を出す
・テレビ番組に取り上げてもらう
・社長、役員から紹介をもらう
・ゼミの先生から紹介をもらう
・同窓会に参加する
・商工会議所のパーティに参加する

具体的に得意先名や商品・。サービス名を記入し、
具体的なイメージを膨らませてこうした目標どんどん書いていきます

仕事ばかりが人生ではないので、
プライベートも作ります
・やりたいこと 経験
・行きたいところ 旅行 コンサート 店
・会いたい人 (懐かしい人 会ったことがない人)
・手に入れたいもの
・始めたい趣味

プライベートな目標では。少しでもやってみたいと思ったら遠慮なく書くことです

2016年は、ビジネス、プライベートで100個の目標リストを作成することから初めてみてはいかがでしょうか

第9回 発表2015年度PDCA大賞

第9回 発表2015年度PDCA大賞

2015年もあとわずかです。
今年の心に残るイベントは、ワールドカップラグビーで
世界3位の強豪、南アフリカを破ったゲームでした。

何度見ても興奮しますが、
ロスタイムにペナルティを得て、キックで同点なのに、
ヘッドコーチのエディ・ジョーンズの指示を無視し、
キャプテンのリーチマイケルはスクラムを選びました。
このリスキーな勇気ある決断は、結果として
逆転トライに結びつき、世界が狂喜した奇跡の
勝利を実現しました。

ヘッドコーチのエディ・ジョーンズは
キックの指示を無視されて激高していました。
が、彼こそが、この舞台の立役者でした。
(試合終了後はリーチ・マイケルの決断を
照れながらも称賛していましたが)

エディは2011年、ヘッドコーチに就任し、
ワールドカップで「ベスト8」を
目標(GOAL)に掲げました。
24年間勝利から遠ざかっていた弱小チームには無謀、
「強気(つよき)」というより「狂気」の目標にしか見えませんでした。

結果的にはベスト8には進出できませんでしたが、
サモアと米国に勝利し、南アフリカ戦がまぐれでないこと
を証明しました。
エディがBEST8と同等の実力を備えたチームを作りあたことは
誰もが認めると思います。

ワールドカップBEST8という目標が明確でなければ、
選手は、毎日だらだら、練習していただけになります。
24年前にジンバブエに1勝しただけで、
屈辱的な敗退が続いた結果、選手も周囲も
「海外強豪チームには勝てない」と言うコンプレックスは
心の奥深くにどっしりと腰を据えていました。

エディが就任したとき、日本のラグビー選手は
ミーティングで居眠りをしたり、練習で手を抜いたりする選手も
結構いたそうです。、
まさにGOALが不明確で、個人のモチベーションも
低下していたのではないでしょうか。
目標がない、目標が不明確、目標がコロコロ変わる状態では、
目標を与えずに練習させても、個人は強くなっても
勝利には結びつきません。

ちなみに 人気コンサルタントの小倉広さんによると
One For All、ALL For One は
「選手はチームのために、チームは選手のために」と
誤解している方が多いようですが、最後のOneは「勝利」のことだそうです
「人と組織の悩みコラム」より
https://www.faith-h.net/press/oguclm/mc090717.html

大きな勝利を目指さないとチームはバラバラになってしまいます

大きな目標(GOAL)を立てるだけなら、
それが未遂に終わっても
非難に動じない度胸、鈍感さがあれば、誰でもできます。
目標だけがあっても、その達成のために
何をしていいかわからないと
「BIG MOUTH」で終わってしまいます。

エディは、次にプラン(PLAN)を示しました
スクラム陣に筋肉3キロの増量、
五郎丸にキックの80%以上成功率

そして、それを達成するために連日、朝5時半から練習と言う
世界で一番過酷な練習量を課しました。
この練習もだらだら続けるのではなく、毎日、課題について考えながら、
こなす質の高いものでした。

特筆すべきは
毎日のハードな練習に加え、日記を付けさせ、
練習の結果の数値を記録させました、
検討(CHECK)を個人でもさせることで名選手の
力量はさらに上がりました
その象徴が五郎丸選手、ルーティンは有名になりましたが、
それまで感覚で蹴っていたゴールキックを文字に直します。
そのキックの動作を4段階に分ける。
そして、その4段階を10点満点で評価し、それを記録につける
その結果、悪かった時の修正が可能になり、
常に制度の高いキックができるようになる
完璧なCHECKです

以上は、まさの前回述べたPDCAのトンネル作戦です
1年の目標と1日の目標をリンクさせることの効果が、
実証された素晴らしい実例です

「日本PDCA大賞」(仮)に値する一大イベントでした。
(日本PDCA大賞、あっても良いですね)

第8回 1ヶ月PDCAが身についたら

日本電産の創業者、永守重信さんは日本を代表する経営者です。
現在は連結で1兆円を超える売上と1千億円を越える税引き前利益を稼ぎ出す高収益企業ですが、

創業当時は苦しかったようです。
入金が遅れれば倒産という深刻な事態もあり、その時は、自殺して借金を清算しようとまで悩んだと言いますが、流石に永守氏、ここでもPDCAを回します。
自殺するならどこが良いか、場所を実際に見て回ったそうです。
「あそこから飛び降りたら死ねるかな?」
「痛そうだな」
見回っているうちに肝が据わり、自殺する気持ちも消え失せ、心配していた入金もあり、同社はさらに発展を遂げるようになりました。 楠木健著「好き嫌いの経営」より
自殺する心理状態でも計画を立てる冷静さを持つのは、経営者の重要な資質を感じますね。
凡人なら分別を失い、悲観して自殺するのでしょうが、落ち込んでも、冷静に分析できる人は強いですね。
もしも自殺されていたら、幽霊になって、自殺の状況をチェックをしたのではとブラックなジョークが頭をよぎりました。

さて、今回は1か月PDCAの習慣がついたらどうするか?
そうです。
3ヶ月、そして半年ごとに計画を作りますが、それを一気に飛び越えて、1年、3年計画を作ることを敢えてお勧めします。
1日を充実させ、1週間、1ヶ月と続いたら、トンネル工事と同じで、両側から採掘を始め、途中で一本につながる工法の方が効率も良く、楽しくなります。
1年の計画は何も大みそかや元旦だけに立てるものではありません。最初にするのは、やりたいこと、手に入れたいものを100個、手帳に書いて、携帯することです。

ポイントは5つあります。
1)いつも100個の欲望・願望をストックとして持つこと
すらすら書けるのは30ぐらいで、多くの人はなかなか書けません。当然、ビジネスよりもプライベートが多くなります。
一つ達成したら、マーカーで塗りつぶして、またひとつ殖やすこと。
実際には一月に一回達成した欲望をチェックし、補充します

2)具体的な行動を書くこと
多く書くためにはコツが必要です
「海外旅行に行く」だと一個しか書けませんが、
アメリカに行くなど具体的な国名を記入すれば数は増えます。
ニューヨークなど都市にすればもっと増えます
ニューヨークにニュージカルを見に行く、
さらには、ニューヨークに行って、「オペラ座の怪人」を見る
具体的な行動を書くと良いでしょう

3)手帳に書いて良く眺めること
手帳でなくとも良いですが、100の願望のリストをいつも見ることが出来るものに記入し、リストをみながら、実現したことを思ってニヤニヤすることが大事です。眠る前に連想すると楽しくなります

4)期限はは書かなくとも良い
願望に「いつまでに」という日付を入れれば目標になりますが、目標にすると気分が重くなるのも確かです。期限はあえて記入せずに、暗黙の条件として「今年中に達成する」で構いません。
もちろん、日付を書いて自分を追い込みたいと言う方は書くに越したことはありません。
しかし、継続することが大事です。
嫌なことは少なくして、徐々に増やしていけば良いと思います。

5)大きな目標を立てたら、具体的な行動も記入する
例えば,営業で売上予算を達成すると決めたら、どうやって達成するかを考えます。既存の得意先で売上を増やすのか、新規で増やすのか、新規で増やすなら、どこを狙うか、そのために何をすべきかを記入します
既存の顧客で予算を達成するのが無理なら、新規の得意先として、A商事、B物産、C産業を狙う、まずは、担当者を調べる。担当者との連絡方法を調べる。HPや売り場の情報、関係者のインタビューや新聞記事などから、得意先の困っていそうな所、まだ気付いていない改良点などを仮説として検討する。

さいごに、これはどうでも良いことかも知れませんが、
6)欲望を達成したら、段階的に欲望のレベルを上げること
人生には、予想以上にボーナスがたくさん出たり、遺産が入ったり、株が高騰したり、思わぬお金が入ることがあります。その時は、段階的に欲望のレベルを上げることをお奨めします。
例えば、今、軽自動車に乗っていて、お金があるからと、いきなり、外車のスポーツカーに乗るとクルマに対する興味を失う危険があります。毎日、好きなものを満腹になるまで食べていたら、美味しい食事を食べたいという欲望が減退する可能生が高まります。
もちろん、個人差はあるでしょうが、欲望を満たしても次の新たな欲望が沸くから次のステージに進もうとするので、高校野球で優勝したからと言って、心から満足していたら、プロ野球では通用しません。プロで最高の評価だからと天狗になったら、大リーグで活躍することはありません。
欲望は行動を起こす大事なエンジンです。が、欲望を一気に満たすと次の欲望が沸かずにエンジンが掛かりにくくなります。 欲望は人を苦しめたり、。悩ませたりしますが、簡単に消滅することもあります。
こちらの方が重大な危機かもしれません。
欲望を正しく管理し、活用するためにも徐々に満たすことをお奨めします。
日本電産の永守さんも創業当初、出張の時は上野の木賃宿(相部屋の簡易宿泊所)を利用していたそうです。大切な荷物を盗まれないよう緊張して眠ったそうですが、今は帝国ホテルです、でも、売上が一兆円になって宿泊費に高額が使えるようになっても,一番、高い部屋には泊まらないようにしているそうです。それは、「よし、来年はもっと稼いでもっと言い部屋に泊まるぞ」と楽しみを撮ってあるそうです。流石にPDCAの達人は色々なことを教えてくれますね。

第7回 1ヶ月PDCAは1週間PDCAと同様です

第7回 1ヶ月PDCAは1週間PDCAと同様です

テレビの「世界一受けたい授業」で菊池省三先生が紹介されていました。
ご覧になりました?
菊池先生はいくつもの小学校で学級崩壊を立て直した実績がありますが、

暴れる生徒の共通点を「自分に自信がない」と看破し、生徒が自分に自信を取り戻す4つの手法が見事でした。

生徒が自信を取り戻す4つの手法

1 日直(毎日、担当が変わる)をクラスで褒める
2 増やしたい言葉(ありがとう など)、減らしたい言葉(死ね ばか など)を皆で話し合って壁に貼る
3 他の人が喜ぶような活動(掃除 実験 など)を会社と言うグループを作って自発的に行動する
4 先生が生徒の日常を写真に撮り、良いことを壁に貼り出す

がんばり屋の人は自分に厳しくしがちです。
自分に甘過ぎる人は問題ですが、厳しいとつらいです。

その辛さに耐えることのできる人もいますが、それこそ才能です。

多くの凡人は厳しさを嫌います。

自信を失うまで自分を追い込むのは危険です。
できていることはしっかり認めるのが1日1回60秒PDCAの良いところ。
やったことにマーカーを引くだけで満足感が味わえます。
1週間PDCAのスケジュール表には、チェックの際に出来たことは褒め言葉を書いてみるのも良いでしょう。

「やったね」
「すごい」
「頑張ったね」
「素晴らしい」
「えらい」
「腕を上げたね」
「よく頑張った」
「今日はビールで乾杯だ」

自分へのご褒美に自分で賛辞を送る、安上がりで効果抜群、必ず元気になります。

職場でも使えますよね

ぜひ、取り入れて下さい

さて、1週間PDCAが充実したら、今度は1ヶ月PDCAです。
1ヶ月PDCAも1週間PDCAと要領は同じです
1 毎月1日にその月にやることを30以上書きます。
これは手帳に予め書かれたスケジュールとやり残しがあるはずですから、楽に30以上は書けると思います。
2 そして、それに優先順位を書きます。
優先順位は直感でかまいません。14位と15位で悩むのは時下のムダです。
プライベートも書きます。
3 翌月、振り返りをします
手を付けたことはマーカーを引き、やり残したことは、次の行動を書きます。
4 途中で飛び込んできた案件なども追記する

ここで、1ヶ月行動を継続しても結果が出ない場合、その方法がよいのか、考えます。これは非常に大事ですが、今までのやり方を変えるのは結構難しいです。諦めが早すぎても勿体ないこともあります

これは次回にしましょうね
ブログを続けて読んでもらうコツは長すぎないことです。

第6回 PDCA 1日を充実させたら次は1週間だ

スケートの羽生君がNHK杯で300点越えを達成しました。
評論家によると、陸上の100メートル走で8秒台をマークしたのと同インパクトと例えていました。
オーバーかも知れませんが、まだ若いのに素晴らしい業績です。
彼は迷う事なくこのままスケートの道を歩むのでしょうが、
子供の頃の夢を職業にできる人は極めて少ないです。
野球選手、歌手、お笑い芸人、作家など子供の頃にあこがれる職業は競争が激しく、
実現できるのは才能に恵まれ、努力を続け、さらに運が味方したほんの一握りの人たちです。
多くの人は自分の強みを見つけられず、
どうやって金を稼ごうか、
家族を食わせようか、
周囲に貢献しようか、
そして、世の中のために何ができるか、ずっと迷い続けます。
苦労し、色々と悩み、もがいて、何十年も経ってから
「あ、これが天職か」
と気付くのです。
孔子は今から2000年以上も前に「50歳にして天命を知る」と言いましたが、
当時の50歳は今の70歳ぐらいではないでしょうか。
我々はの天職は未来にあるのではなく、定年が見え、
自分の人生を振り返った過去に見えてくるものなのかも知れません。
自分の過去を天職だと思えるように1日1日をしっかりと充実させたいですね。

さて、1週間PDCAですが、仕事だけで30個以上、プライベートで5個からら7個は書いてください。
手帳に期してある予定を写しただけでは足りないはずです。
そうすると普段やらない仕事を記入することになります
机の中にある不要書類の処分、
机の清掃
名刺の整理
PCファイルの整理
先輩の企画書を読む
業界紙に目を通す
関連法規を勉強する
競争会社のホームページをじっくり読む など

5つから7つはプライベートも記入してください。その方が人生が充実します
「○○」のコンサートのチケットを予約する
映画「○○」を見る
ネットで年末旅行の計画を立てる
実家に電話をする
スマホを買い換える
5キロ走る
500メートル泳ぐ など

1週間スケジュールを完成させたら、今度は毎朝、それを参考にしながら1日スケジュールを作成します。
もちろん、途中で追加記入するのは自由ですが、削除は余程のことがない限り、止めて下さい
書き終わったら、1日スケジュールはこの1週間スケジュールを見ながら記入します。
そして翌日の1日スケジュールをチェックするときに、1週間スケジュールの項目もチェックし、
手を付けたものはマーカーで塗ります。週の後半になったら,1週間スケジュールのやり残しがないようにして下さい。
このとき、難しい仕事はちょっとやってみる程度で結構です、
「やる以上は完了しないといけない」などと強い信念を持つと逆に手を付けるのがおっくうになり、敬遠するようになります。

1日を従事させたら1週間を充実させるのもカンタンです。

次回 7回はは1月PDCAになります

第5回 1日PDCAが2週間以上続いたら
昨日は横須賀のシーサイドマラソン10キロ部にに参加、何とか完走しました。
ビートルズを聴きながら走ったのですが、彼らの曲を年代順に聴くと進化している様子が実に良く分かります。
年を追うごとに格好良くなっているので嬉しくなります。
彼らも音楽活動でPDCAサイクルを回し、その結果、進歩したのでしょうね。
結果を出し続けている組織や人はPDCAを回し続けていることの証拠です。

さて、毎朝、その日にやることを6つ以上書き、優先順位をつけたメモを持ち歩く習慣は大丈夫ですか。
カンタンだから、続いていると思いますが、ここで1日スケジュールで良くある質問の解説をします。
(前回の復習でもあります)

Q1 書いたメモは全部、やる必要がありますか?
その必要はありません。2/3ぐらいでも十分です。一つしかできなくても構いません。
いつも、全部、やってしまうという人がいたら、もっと書いて下さい。

Q2 仕事が完了しないと塗りつぶしてはいけませんか
完了しなくとも、手をつけたら塗りつぶして良いです。
要は、少しでも手をつけることが大切です。
そのために「A産業売り込み」などと漠然としたことを書くのではなく、「A産業電話でアポ」など具体的で細かなステップを記入します

PDCA初心者が一番大切にすべきことは、「やり続ける」(DO)ことです。

「メモに書いたら、歯を食いしばってでもやり遂げよ」
「完了するまで塗りつぶしてはいけない」

厳しくし過ぎて、やる気が消沈してしまったら、元も子もありません。PDCAを続けるには、厳しさと楽しさが必要です。

それでは、今回の本題に入ります。1日PDCAを2週間以上続けたら、それをノートに貼り付け、眺めて下さい。
どのような感想が湧いてきますか?

「あれもやっていない」
「これもできていない」
と落ち込む一方で、塗りつぶした仕事を見ると

「この仕事もやったな」
「よく仕事をしているな」
とも思え、自信が回復してきませんか

で、書かれている仕事ですが、どのような仕事が多いですか
・その日、その週内にやらなくてはいけないこと
・自分にできるとこ
・上司や得意先に言われたこと

これ以外に何か記載されていますか
例えば、すぐにやる必要はないけれども重要な仕事
自分にできない仕事
上司や得意先に言われていないけど大事な仕事

さあ、こうなってくるともう少し、1日スケジュールを計画的に立てたくなりませんか

そこで登場するのが1週間スケジュールです
これは毎週初めの月曜に今週やることを30書きます。1日6個で1週間5日ですから、6×5で30です
また、今度はメモではなく手帳に書いてください。
これは1分間では済みません。最低でも5分は掛かるでしょう
多分、15個ぐらいまではすらすら書けますが、その後が大変です
知恵を絞って30個書いて下さい。
この苦しんで書いたのが、今はやる必要が無いけれども大事な仕事であることが多いはずです。
この仕事があなたを大きく成長させるはずです 第6回に続く

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PDCA嫌いが継続できる1日1回60秒PDCA

第4回 PDCA嫌いのために1日1回60秒PDCA

さて、前回なでは、多くのビジネスパーソンはPDCAは効果があると知っていても、実践する人はきわめて少ないと言う話をしました。
今回からは、PDCAと聴いて拒否反応を示す人のための実践講座「1日1回60秒PDCA」を解説します。

1年でも一月でも長い計画を立てるのは苦手な方でも、今日1日の計画なら立てることができますし、振り返りもできるはずです。
人生を充実させるには、まず1日を充実させることから始めます。

「1日1回60秒PDCA」で用意するのは、3つだけです

筆記具(ボールペン、万年筆、サインペン どれでもOK)
メモ帳 (A4 1/4サイズの紙)
マーカー(ピンク、緑、黄、 何でもOK)
です

STEP1 メモに本日すべきことを記入する
朝、起きたら、机に向かって、手帳を開き、本日することをプライベートも含めて6個以上記入します
例えば
A商事メール
B課長 報告
C主任メール
生産計画資料作成
Dとランチ
スポーツジム

STEP2 優先順位をつける PLAN
次にその事項に優先順位を記入します。優先順位ではなく午前と午後に分けるのもOKです

STEP3 メモ用紙を破り、ポケットに入れて携帯します

メモをメモ帳から引きはがし、ポケットに入れます

メモ帳をそのまま携帯するのは、NGです

通勤電車等の移動時間、会議の休憩時間などの隙間時間に見ることが出来るからです

 

STEP4 メモをことあるごとに見て、そのれに基づいて行動する DO

電車の中、会社で、トイレで、会議の始まる前に、そのメモを見て行動します

STEP5 行動したことをマーカーで都度、消す CHECK
仕事を終えたら、マーカーで消します

STEP6 翌朝、昨日のメモを見て本日の行動を記入し、優先順位をつけ、1日メモを完成させる ACTION

以上の6STEPが1日1回60秒PDCAです

「1日1回60秒PDCA」の注意事項を補足します

1 1日メモは60秒で作れると思いますので、朝、起きたら記入して下さい
朝、記入する理由は、会社に行ってから計画を立てるのでは遅いからです。会社に着いてからゆっくりと計画を立てても良いのですが、朝、着いたら、トラブルが派生していて、て計画が立てられないこともあります。もちろん、計画を立てていてもトラブルがあれば、計画は乱されますが、トラブルが終わってからの対応が違ってきます。
私も、セミナーの責任者をしていたころ、セミナーの講師が定刻にっても会場に現れず、大騒ぎになりました。結局、10分細遅れて、来られたのですが、その時の対応に追われ、一段落したときには、大事な得意先の社長との商談をすっかり忘れていることに気付いて、後悔したことがあります。
今日は、何をすべきか分かった上でトラブルを処理すれば、その様なミスはぐっと減ると思います。
通勤電車の中での過ごし方も違ってきます。新聞やスマホを見ている時にも、少しは今日の仕事の段取りやりハーサルを考えます。それはとても大切なことです。

2 メモには具体的な行動を記入して下さい。
「営業」では全くダメです。「A社訪問」ぐらいで良いですから具体的に記入して下さい。

3 とにかく6個以上書いて下さい
6個以上書いて欲しいのですが、書くことがなかったら、まず、整理、整頓、清掃をしてください

整理とは必要でないものを捨てること
机の中の不要になった書類をシュレッダーしてください

同じものが2つあったら、処分しましょう

整頓 置き場所を決めます
良く使うものを手前にあまり使わないものを奥にしまいます

清掃 机やいすを拭きましょう

心を込めて磨くと意外と心が落ち着きます

それでも6個にならなかったら、
「会社に行く」、
「会社から帰る」、
「ランチを食べる」など何でも良いですから記入して下さい。

プライベートも記入して下さいね。
仕事だけしか書かないと興味を失ってしまいます

4 メモの行動をしたら、その仕事が完了しなくとも良いから手をつけたら、マーカーでなぞって下さい。
すけて文字が見えるのことが大事です。サインペンで塗りつぶすとメモにあるのはやってない仕事で、それを見るとやってないことしか目につきませんから、自分に自信を無くします。マーカーなら、「これとこれはやった。これはやっていない」と「自分のしたことをきちんと評価できます

5 メモにない仕事したら、メモに追加記入し、マーカーでなぞってください
また、なにか追加の行動を思いついたら、忘れずに記入して下さい

「1日1回60秒PDCA」のメリットは6つあります
メリット1 カンタンだからすぐに実行できる
道具がいらない 一人でできる 1日で終わるので、計画も振り返りもカンタン
メリット2 短期ばかりでなく、長期的目標を達成できる
メリット3 隙間時間を効率よく活用できる
メリット4 達成感が味わえ、自信がつく
メリット5 主語が、「会社が」、「上司が」ではなく、「私が」になり、主体的に取り組めるようになる
メリット6 1日のPDCAを回すことでPDCAが自分のものになる

代表ご挨拶

株式会社ラーニングモア 代表取締役社長:山口 伸一
株式会社ラーニングモア
代表取締役社長:山口 伸一

早稲田大学理工学部工業経営科卒業
慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了
(MBA)
森永乳業株式会社入社、名古屋で営業職 MBA取得、住友ビジコン入社
2013年 教育事業部長を退職、現職

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業務内容

  • 組織開発:組織が活性化し従業員が働きやすい風土づくりを
  • 研修・セミナー:階層別研修、ビジネススキル研修など
  • パーソナルサポート:コーチングやカウンセリングを通じて個人の支援を行います
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