社長ブログ

1日1回60秒PDCA Archive

第5回 1日PDCAが2週間以上続いたら
昨日は横須賀のシーサイドマラソン10キロ部にに参加、何とか完走しました。
ビートルズを聴きながら走ったのですが、彼らの曲を年代順に聴くと進化している様子が実に良く分かります。
年を追うごとに格好良くなっているので嬉しくなります。
彼らも音楽活動でPDCAサイクルを回し、その結果、進歩したのでしょうね。
結果を出し続けている組織や人はPDCAを回し続けていることの証拠です。

さて、毎朝、その日にやることを6つ以上書き、優先順位をつけたメモを持ち歩く習慣は大丈夫ですか。
カンタンだから、続いていると思いますが、ここで1日スケジュールで良くある質問の解説をします。
(前回の復習でもあります)

Q1 書いたメモは全部、やる必要がありますか?
その必要はありません。2/3ぐらいでも十分です。一つしかできなくても構いません。
いつも、全部、やってしまうという人がいたら、もっと書いて下さい。

Q2 仕事が完了しないと塗りつぶしてはいけませんか
完了しなくとも、手をつけたら塗りつぶして良いです。
要は、少しでも手をつけることが大切です。
そのために「A産業売り込み」などと漠然としたことを書くのではなく、「A産業電話でアポ」など具体的で細かなステップを記入します

PDCA初心者が一番大切にすべきことは、「やり続ける」(DO)ことです。

「メモに書いたら、歯を食いしばってでもやり遂げよ」
「完了するまで塗りつぶしてはいけない」

厳しくし過ぎて、やる気が消沈してしまったら、元も子もありません。PDCAを続けるには、厳しさと楽しさが必要です。

それでは、今回の本題に入ります。1日PDCAを2週間以上続けたら、それをノートに貼り付け、眺めて下さい。
どのような感想が湧いてきますか?

「あれもやっていない」
「これもできていない」
と落ち込む一方で、塗りつぶした仕事を見ると

「この仕事もやったな」
「よく仕事をしているな」
とも思え、自信が回復してきませんか

で、書かれている仕事ですが、どのような仕事が多いですか
・その日、その週内にやらなくてはいけないこと
・自分にできるとこ
・上司や得意先に言われたこと

これ以外に何か記載されていますか
例えば、すぐにやる必要はないけれども重要な仕事
自分にできない仕事
上司や得意先に言われていないけど大事な仕事

さあ、こうなってくるともう少し、1日スケジュールを計画的に立てたくなりませんか

そこで登場するのが1週間スケジュールです
これは毎週初めの月曜に今週やることを30書きます。1日6個で1週間5日ですから、6×5で30です
また、今度はメモではなく手帳に書いてください。
これは1分間では済みません。最低でも5分は掛かるでしょう
多分、15個ぐらいまではすらすら書けますが、その後が大変です
知恵を絞って30個書いて下さい。
この苦しんで書いたのが、今はやる必要が無いけれども大事な仕事であることが多いはずです。
この仕事があなたを大きく成長させるはずです 第6回に続く

PDCA嫌いが継続できる1日1回60秒PDCA

第4回 PDCA嫌いのために1日1回60秒PDCA

さて、前回なでは、多くのビジネスパーソンはPDCAは効果があると知っていても、実践する人はきわめて少ないと言う話をしました。
今回からは、PDCAと聴いて拒否反応を示す人のための実践講座「1日1回60秒PDCA」を解説します。

1年でも一月でも長い計画を立てるのは苦手な方でも、今日1日の計画なら立てることができますし、振り返りもできるはずです。
人生を充実させるには、まず1日を充実させることから始めます。

「1日1回60秒PDCA」で用意するのは、3つだけです

筆記具(ボールペン、万年筆、サインペン どれでもOK)
メモ帳 (A4 1/4サイズの紙)
マーカー(ピンク、緑、黄、 何でもOK)
です

STEP1 メモに本日すべきことを記入する
朝、起きたら、机に向かって、手帳を開き、本日することをプライベートも含めて6個以上記入します
例えば
A商事メール
B課長 報告
C主任メール
生産計画資料作成
Dとランチ
スポーツジム

STEP2 優先順位をつける PLAN
次にその事項に優先順位を記入します。優先順位ではなく午前と午後に分けるのもOKです

STEP3 メモ用紙を破り、ポケットに入れて携帯します

メモをメモ帳から引きはがし、ポケットに入れます

メモ帳をそのまま携帯するのは、NGです

通勤電車等の移動時間、会議の休憩時間などの隙間時間に見ることが出来るからです

 

STEP4 メモをことあるごとに見て、そのれに基づいて行動する DO

電車の中、会社で、トイレで、会議の始まる前に、そのメモを見て行動します

STEP5 行動したことをマーカーで都度、消す CHECK
仕事を終えたら、マーカーで消します

STEP6 翌朝、昨日のメモを見て本日の行動を記入し、優先順位をつけ、1日メモを完成させる ACTION

以上の6STEPが1日1回60秒PDCAです

「1日1回60秒PDCA」の注意事項を補足します

1 1日メモは60秒で作れると思いますので、朝、起きたら記入して下さい
朝、記入する理由は、会社に行ってから計画を立てるのでは遅いからです。会社に着いてからゆっくりと計画を立てても良いのですが、朝、着いたら、トラブルが派生していて、て計画が立てられないこともあります。もちろん、計画を立てていてもトラブルがあれば、計画は乱されますが、トラブルが終わってからの対応が違ってきます。
私も、セミナーの責任者をしていたころ、セミナーの講師が定刻にっても会場に現れず、大騒ぎになりました。結局、10分細遅れて、来られたのですが、その時の対応に追われ、一段落したときには、大事な得意先の社長との商談をすっかり忘れていることに気付いて、後悔したことがあります。
今日は、何をすべきか分かった上でトラブルを処理すれば、その様なミスはぐっと減ると思います。
通勤電車の中での過ごし方も違ってきます。新聞やスマホを見ている時にも、少しは今日の仕事の段取りやりハーサルを考えます。それはとても大切なことです。

2 メモには具体的な行動を記入して下さい。
「営業」では全くダメです。「A社訪問」ぐらいで良いですから具体的に記入して下さい。

3 とにかく6個以上書いて下さい
6個以上書いて欲しいのですが、書くことがなかったら、まず、整理、整頓、清掃をしてください

整理とは必要でないものを捨てること
机の中の不要になった書類をシュレッダーしてください

同じものが2つあったら、処分しましょう

整頓 置き場所を決めます
良く使うものを手前にあまり使わないものを奥にしまいます

清掃 机やいすを拭きましょう

心を込めて磨くと意外と心が落ち着きます

それでも6個にならなかったら、
「会社に行く」、
「会社から帰る」、
「ランチを食べる」など何でも良いですから記入して下さい。

プライベートも記入して下さいね。
仕事だけしか書かないと興味を失ってしまいます

4 メモの行動をしたら、その仕事が完了しなくとも良いから手をつけたら、マーカーでなぞって下さい。
すけて文字が見えるのことが大事です。サインペンで塗りつぶすとメモにあるのはやってない仕事で、それを見るとやってないことしか目につきませんから、自分に自信を無くします。マーカーなら、「これとこれはやった。これはやっていない」と「自分のしたことをきちんと評価できます

5 メモにない仕事したら、メモに追加記入し、マーカーでなぞってください
また、なにか追加の行動を思いついたら、忘れずに記入して下さい

「1日1回60秒PDCA」のメリットは6つあります
メリット1 カンタンだからすぐに実行できる
道具がいらない 一人でできる 1日で終わるので、計画も振り返りもカンタン
メリット2 短期ばかりでなく、長期的目標を達成できる
メリット3 隙間時間を効率よく活用できる
メリット4 達成感が味わえ、自信がつく
メリット5 主語が、「会社が」、「上司が」ではなく、「私が」になり、主体的に取り組めるようになる
メリット6 1日のPDCAを回すことでPDCAが自分のものになる

第3回 あなたの業務を分類しよう

第3回 PDCAの前に 大事な仕事とは

新しいことをやるときはPDCAを知らずの内に回しています。
先週は幕張メッセで2日連続して仕事があり、9時40分集合でした。9時20分に海浜幕張駅に着けば十分間に合うとゴールを設定し、東京駅から京葉線で行くプランを立てました。
実行してみると、山手線から京葉線のホームまで、ネットで調べると歩いて20分の時間と出ていましたが、実際に速歩で歩いたら10分程度で到着し、予定の一つ前の電車に乗ることができました。
ところが、これが普通列車で後からの急行に抜かれ、結局、海浜幕張駅到着は後続車の方が早かったのです。
翌日は早くホームについても、ちゃんと決めた電車に乗り、前日より、余裕を持って通勤することができました。
これも、小さいですが立派なPDCAです。

さて、前回はプライベートではPDCAを実施しているにも関わらず、ビジネスで実行するのは苦手な人が多く、その理由を考えてみました。
今回はPDCAの実践の前に皆さんが取り組んでいる業務について考えてみましょう。

皆さんはこの1ケ月にどのような仕事をされましたか

電話に出る、電話を掛ける、メールを読む、打ち合わせをする、会議に参加する、旅費を精算する、
稟議書を作成する、 日報を書くなど色々あると思いますが、一度、全部を書き出して下さい

そして、書き出した業務を、次の4つに分類して下さい。
A 重要で緊急
B 重要で緊急でない
C 重要ではなくて緊急
D 重要ではなくて緊急ではない

スライド3

書けましたか?

まず、皆さん、いくつ書けましたか?
20書けなかった人は、緊急の業務ばかり、書いていませんか?
「緊急でなくて重要な仕事などありません。」と答える方が多いですが、これは問題です。

下記の様な勉強や将来の戦略などの仕事は緊急でなくて重要な仕事になります。

セミナーに参加する
書籍を読む
ライバル会社を調べる
決算書の勉強をする
ビジネス書籍を読む
他の課とコミュニケーションする
先輩と話をする
同期と情報交換する
専門誌、新聞を読む
ライバル会社を視察する

言い換えれば、緊急の仕事とはやらないと上司から叱られる仕事であり、緊急でない仕事とはやらなくとも上司から怒られない仕事です。
緊急な仕事はやらないと上司から怒られますから、誰でも必ずやらなくてはなりません。
例えば、皆さんがどんなに忙しくとも、偉くとも、目の前の電話が鳴れば出なくてはいけないし、人が尋ねてくれば応対しなくてはいけません。

しかし、ビジネスで差が出るのは、緊急ではないけれども重要な仕事をするかどうかです。。
上司から言われなくとも、次の上司の命令を先取りして動く、また、今の状況から抜け出るための対策を考えている人は、働きぶりも違うし、会社や上司から期待以上の評価をえることになるでしょう。

 

スライド4

 

この将来を見据えた業務を意識してどう取り組むか、ここにPDCAが多いに役立ちます。

いよいよ次の回で1日1回60秒PDCAの進め方をお話しします

1日一回60秒PDCA 誰でも出来る PDCA

第2回 本当は誰でもやっている PDCA

前回は、多くのビジネスパーソンはPDCAが苦手であり、その理由を書きました。
しかし、プライベートでは無意識のうちにPDCAを実践していることがよくあります。

例えば、職場のランチです。
「お、そろそろ昼飯だ。今日はにを食べようかな?時間がないからコンビニで弁当を買ってこよう」
あるいは「評判の良いあのカレー店に行ってみよう。」
「ダイエットしているから、炭水化物は控えよう」
「昨日は中華だったから、今日は和食が良いな」
以上は、Plan(計画)です。
そして、実際に食事をします。
これがDo(実行)
食べた後に自然と感想が出てきます。
「コンビニの弁当は量が少ない」
「あの店は評判がよいが待たされるので昼休みぎりぎりになってしまう」
これがCheck(評価・検討)
そして、最後に
「次回はコンビニ弁当の時は別に小さなカップラーメンを食べよう」
「あの店に行くときは早めに行って並ぼう」
これがAction(改善)です。

「社員食堂でメニューが決まっているから何も考えません」
「いつも弁当ですから」
と言う方もいますが、食べる場所、誰と食べるか、時間などで食事の雰囲気が違ってきます。
その辺を選択するのも立派なPlanです。

こうしたPDCAを繰り返しているから、職場でランチを食べるとき、色々な選択肢から、
その時の気分や条件に合わせて,店などを選ぶので、楽しい食事ができるのです。

また、睡眠もビジネスランチに比べると、かすかですがPDCAを回しています。
「今日は疲れたから早く寝よう」Plan(計画)
睡眠する Do(実行)
「寝て、疲れが取れた」Check(評価・検討)
「これから、週に一回は11時に床につこう」Action(改善)
このPDCAにより、睡眠による疲労回復が上手になります。

しかし、歯磨きはどうでしょうか。
もちろん、人にもよりますが、私は、何も考えずに電動歯ブラシを歯に当てています。
そうです。
Do(実行)だけで、Plan(計画)、Check(評価・検討)もAction(改善)が無いのです。

これでは上手になりません。
結果として歯医者に行くと歯科衛生士に歯を診断され
「山口さん、磨き残しがありますね 歯が磨けていませんよ」
と指摘され、歯磨きの指導を受けることになります。

大切なのはこのときに湧き上がる感情です。
「歯磨きを指導されるとは恥ずかしい」
「次回は”きれいに磨けています”と褒められたい」
という気持ちになれば、GOAL(目標)が生まれてきます。
そうすれば、次回の検診の前には、歯磨きが変わってきます。

磨き残しのないように歯を磨く Goal(目標)
歯間ブラシなどを使って時間をかけて丹念に磨こう Plan(計画)
歯を磨く Do(実行)
そして、検診に行き、歯科衛生士さんからCheck(評価・検討)を受けます。
「山口さん、今回は大分きれいになりました。
ただ、親知らずの裏側が磨けていませんね。
毛先の短い小さな歯ブラシで磨くと良いですよ。」
こうして、次回は、親知らずを意識して磨こうと決めます。
Action(改善)です

こうして、自分では満足していても他人の評価を知ると新しい問題点が見えてきます。
そうなれば、Goal(目標=なりたい自分)が見えてきます。
本来なら、PDCAの前に本来はGがつき、G-PDCAと表記することもあります。
(ここではPDCAです Gは大切ですがそれについては後で述べます)

さて、問題点が分かっても無視する人もいます。、
「別に、歯が汚れていたって良いでしょ」
「歯科衛生士は歯が磨けていないと脅かすのが商売だから、」
と気持ちに火がつかないとPDCAは回りません
以前と同様にただ惰性でやり続けるだけです。
これだと上手になりません。

他人の意見、批判を聞くのは嫌ですが、これを避けていては上達しません。
イチローや錦織などの一流選手は自分でお金を出してコーチを雇い、自分の欠点を指摘して貰っています。
何か他人から言われ不快になったら、そのままにしないで、問題点として認識すると改善するチャンスが生まれます。
無料のアドバイスと思うと嫌な気持ちも半分になりませんか。

また、趣味でPDCAを回している人がいますよね。
例えば
走行距離とタイムの記録をつけているランナー
コースと打数を記録しているゴルファー
飲んだワインを手帳に記している愛好家
マージャンなどの対戦相手との成績を記録しているギャンブラー

その分野で強い人、詳しい人はみなそれぞれのやり方でPDCAを回しています

こうしたPDCAを回す習慣を持つ人は、平均よりレベルが上ですね。
仕事にもPDCAサイクル回したいですね

今回は長かったですね。
でも、気分が乗ってきた証拠です。
次回もおつきあい下さいね。

1日一回60秒PDCA 誰でも出来る PDCAで仕事も人生も充実させよう

PDCAは大変、効果がありますが、積極的に取り組んでいる人は少ないですね

今回は誰でも簡単にできて続けられ、自発的にPDCAに取り組む方法を紹介します

第1回 PDCAがビジネスで定着しないのは?

Plan 計画
Do 実行
Check 検討・評価
Action 改善

計画を立て、計画通りに実行し、計画との差を振り返り、改善する。

PDCAサイクルは組織で仕事をしていく上で欠かせないメソッドです。
ほとんどすべての経営者、リーダーは、PDCAを常に意識して仕事をしていると言っても過言ではありません。

日本企業はデミング博士の指導の下、まず製造現場でこのPDCAサイクルを導入しました。様々な問題を解決し、納期が正確になり、品質が高まり、さらにコスト削減を実現し、電化製品や自動車、産業機械など様々な分野で国際競争力が格段に高まりました。
現在では、製造分野ではなく、管理部門、営業部門、サービス部門など全社的にPDCAサイクルが取り入れられ、職場の問題を解決し、企業の発展や組織や個人の目標達成に貢献しています。

しかし、多くのビジネスーパーソンはPDCAにネガティブな感情を持っているのではないでしょうか。
かく言う私もその一人です。
小学生の時は夏休みの計画を立てるのが苦手でした,
計画は立てっぱなしで毎日を好きなことをして過ごし、終わり頃になって慌てて絵日記や宿題に取り組むというのが常でした。
人間の性根はなかなか変わりません。
そのような人間が会社に入社し、計画を立て、計画通りに行動し、振り返って、改善するという流れを作るのは非常に難しいことです。
今でも計画を立てて実行するのは、余程、意識しないとできません

ですから、会社で実践したPDCAというと、1年ごとに提出する人事の目標管理シートしか思い当たりません。
毎年、3月に翌年度の目標を記入して提出し、ずっと忘れていて、翌年2月に上司から催促されて初めて思い出すあのシートです。
年度初めに立てた目標などすっかり忘れていますが、1年間を思い出し、賞与や昇進にも影響しますから、表現に一段と気を遣い言葉を選んで当たり障りのない書類を制作する。
まさに形ばかりのPDCAで反省していますが、当時は「みな、この程度だろう」と思っていました。

ビジネスパーソンがPDCAにもつイメージを下記にまとめてみました

•目標も計画もなく今までやってきた
•上司が気に入るような目標を立てた
•1年の計画を立て、振り返るのは難しい
•計画を立ててもその通りに行かないから意味がない
•1年間かけるような大きな仕事は当社にない
•上司や先輩に欠点を指摘されると嫌になる

結局、人は管理されるのが嫌いで、PDCAが定着しないのは、効果があると分かっていても,短期的には苦痛を避けるからではないでしょうか

次回は、「実は誰でもPDCAサイクルを回している!」です
ご期待下さい

代表ご挨拶

株式会社ラーニングモア 代表取締役社長:山口 伸一
株式会社ラーニングモア
代表取締役社長:山口 伸一

早稲田大学理工学部工業経営科卒業
慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了
(MBA)
森永乳業株式会社入社、名古屋で営業職 MBA取得、住友ビジコン入社
2013年 教育事業部長を退職、現職

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